Kế hoạch triển khai MORA tại chỗ cho phòng công nghệ thông tin

Tổ chức đã chọn MORA Enterprise, đã nhận tài liệu cài đặt và bản quyền. Từ đây tới ngày cả công ty dùng thư, tài liệu, họp và nhắn tin trên máy chủ của mình là phần việc của phòng công nghệ thông tin. Kế hoạch sáu giai đoạn sau sắp việc theo thứ tự ít rủi ro, không gắn thời gian cho từng giai đoạn vì máy chủ, mạng và số người của mỗi nơi một khác.

Tổ chức dùng dịch vụ trực tuyến thì cách làm khác hẳn, có ở bài chuyển văn phòng 20 người sang MORA trong một tuần.

Phân vai trước khi cài đặt

Máy chủ riêng chạy ổn hay không phụ thuộc nhiều vào chuyện ai chịu trách nhiệm phần nào. Ghi các vai sau vào một văn bản nội bộ, có tên người làm và người thay khi vắng.

1. Chủ sở hữu trên trang quản trị, thường là lãnh đạo hoặc trưởng phòng công nghệ thông tin, người giữ vai này lâu dài.
2. Quản trị viên lo thêm người dùng, tạm ngưng tài khoản, đăng xuất mọi thiết bị khi nhân viên báo mất điện thoại.
3. Người cài đặt và vận hành máy chủ, giữ tài liệu cài đặt và sổ ghi thay đổi.
4. Người phụ trách sao lưu, kèm ít nhất một người thứ hai biết cách khôi phục.
5. Đầu mối liên hệ MORA khi vướng, qua tổng đài 1800 4985 hoặc thư hotro@mora.vn.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15) có quy định về nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tổ chức thuộc diện phải chỉ định thì mời người này tham gia từ đầu; thuộc diện nào, nên hỏi bộ phận pháp chế.

Chuẩn bị máy chủ, tên miền và kết nối

Danh sách kiểm chi tiết có trong bài chuẩn bị hạ tầng trước khi tự cài MORA Enterprise. Ở mức kế hoạch, cần chốt bốn việc trước ngày cài.

1. Máy chủ để cài MORA, với dung lượng lưu trữ ước theo số người dùng và loại tệp hay dùng. Dung lượng của hệ thống tuỳ máy chủ này.
2. Tên miền cho thư cùng các bản ghi MX, SPF, DKIM, DMARC, theo bài máy chủ thư riêng cần tên miền và bản ghi gì.
3. Danh sách truy cập sẽ mở ra Internet, cho khách vào họp và cho nhân viên làm việc ngoài văn phòng.
4. Máy tính của nhân viên đạt yêu cầu cài MORA Office, xem ở trang Tải về.

Cài đặt rồi kiểm từng phần

Người phụ trách cài MORA lên máy chủ theo tài liệu cài đặt MORA cung cấp. Cài xong chưa mời ai vào dùng, chỉ dùng vài tài khoản thử để đi qua từng phần.

1. Gửi thư từ MORA Mail ra một hộp thư ở nhà cung cấp khác, rồi nhận thư theo chiều ngược lại.
2. Tạo cuộc họp MORA Meet, mời một người ngoài mạng văn phòng vào bằng điện thoại, duyệt ở phòng chờ, thử chia sẻ màn hình.
3. Mở một tệp Word và một tệp Excel trên MORA Cloud bằng trình duyệt, sửa vài dòng rồi mở lại để chắc tệp đã lưu.
4. Nhắn tin trong một nhóm MORA Chat và gọi video ngay từ cuộc trò chuyện.
5. Nhờ MORA AI soạn một văn bản Word khi quyền đọc tệp, đọc thư còn tắt, kiểm tệp có trong MORA Cloud.

Bước nào không qua, ghi lại hiện tượng, thời điểm và bước tương ứng trong tài liệu cài đặt rồi gọi tổng đài 1800 4985.

Sao lưu trước khi có dữ liệu thật

Với MORA Enterprise, sao lưu là việc của tổ chức. Lịch sao lưu và nơi giữ bản sao đã chốt ở bước chuẩn bị; giai đoạn này là lúc chạy thật và thử khôi phục khi hệ thống còn trống. Các bước sau là lời khuyên chung của nghề vận hành máy chủ.

1. Chạy bản sao lưu đầu tiên cho toàn bộ dữ liệu của hệ thống, ghi rõ giữ bao nhiêu bản.
2. Kiểm bản sao đã nằm đúng nơi tách khỏi máy chủ chính như kế hoạch.
3. Thử khôi phục một lần lên máy khác, kiểm thư và tệp mở được.
4. Ghi các bước khôi phục vào tài liệu nội bộ, đủ rõ để người thứ hai làm theo.

Thử với một phòng ban rồi mở rộng

Chọn một phòng ít người nhưng công việc có đủ thư, tài liệu và họp, ví dụ phòng hành chính. Thời gian thử do tổ chức tự định, chẳng hạn hai tuần để đi qua ít nhất hai buổi giao ban.

1. Tạo nhóm MORA Chat cho phòng và lập bộ nhớ dùng chung của phòng trên MORA Cloud.
2. Nhờ mọi người tải tệp đang làm lên bộ nhớ dùng chung, chia quyền xem hoặc chỉnh sửa cho đúng người.
3. Họp giao ban tuần trên MORA Meet, kể cả khi mọi người ngồi cùng văn phòng.
4. Ghi vướng mắc vào một tệp chung, cuối đợt cùng trưởng phòng xem lại trước khi mở rộng.

Mở rộng theo từng phòng thay vì cả công ty một lúc. Mỗi đợt, quản trị viên thêm người dùng ở trang quản trị, máy tính của phòng đó được cài MORA Office theo bản quyền đi kèm. Chủ sở hữu nên bắt buộc xác thực hai lớp cho cả tổ chức ngay từ đợt đầu. Một buổi hướng dẫn ngắn giúp mọi người đăng nhập lần đầu, bật xác thực hai lớp và biết tìm tệp ở đâu.

Việc định kỳ sau khi đi vào vận hành

Khi cả tổ chức đã dùng, đưa các việc sau vào lịch tuần hoặc lịch tháng của phòng.

1. Theo dõi máy chủ, dung lượng còn trống và tình trạng các dịch vụ.
2. Kiểm kết quả sao lưu, định kỳ thử khôi phục lại.
3. Cập nhật hệ thống máy chủ theo kế hoạch, báo trước cho nhân viên nếu phải tạm dừng dịch vụ.
4. Xem nhật ký quản trị để biết ai đã thêm, tạm ngưng hay xoá tài khoản nào.
5. Tạm ngưng tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc.

Phân quyền, xác thực hai lớp và nhật ký quản trị có ở trang Quản trị và bảo mật. Tổ chức còn đang cân nhắc phương án tại chỗ thì xem trang MORA Enterprise, rồi gửi yêu cầu ở trang Liên hệ để nhận báo giá.