Xuất lại PDF có cả trang ngang và trang dọc mà không lệch khổ

Hồ sơ dự thầu gói xây lắp thường có 40 trang thuyết minh khổ A4 dọc, xen giữa là vài trang bản vẽ mặt bằng khổ A3 nằm ngang. Chiều trước hạn nộp, bên mời thầu yêu cầu sửa con số khối lượng ở trang 3. Mở PDF, sửa một ô, xuất lại, và điều người làm hồ sơ lo nhất là các trang bản vẽ có còn đúng khổ hay không.

Chỗ từng hỏng ở trang bản vẽ

Trước đây, khi xuất lại một tệp PDF có nhiều khổ trang, MORA PDF ghi mọi trang theo cỡ của trang đầu tiên. Hồ sơ mở đầu bằng trang dọc nên trang bản vẽ nằm ngang bị ghi thành trang dọc, phần bên phải bản vẽ bị cắt mất. Ai chỉ mở vài trang đầu để kiểm thì rất dễ bỏ sót, vì phần thuyết minh vẫn hoàn toàn bình thường.

MORA PDF nay giữ khổ riêng của từng trang

Khi xuất lại, MORA PDF ghi mỗi trang đúng cỡ và hướng của chính trang đó. Trang A4 dọc vẫn là A4 dọc, trang A3 ngang vẫn là A3 ngang, dù nằm ở vị trí nào trong tệp. Điều này đúng với cả hai đường lưu thường dùng.

• Nhấn Ctrl+S rồi chọn Lưu PDF để ghi đè tệp đang mở bằng bản đã sửa.
• Ở thẻ Tệp, bấm Xuất dạng PDF hoặc Xuất trực tiếp thành PDF để tạo một tệp PDF mới, giữ nguyên tệp gốc.

Với hồ sơ đã nộp một lần hay văn bản đã ký, nên đi đường thứ hai và đặt tên tệp có số lần sửa. Cách chọn giữa ghi đè và lưu bản mới có trong bài lưu PDF đã sửa, ghi đè hay lưu thành bản vẽ.

Kiểm nhanh trước khi nộp

Giữ khổ trang là việc của phần mềm, còn soát hồ sơ vẫn là việc của người nộp. Năm phút kiểm dưới đây đủ để chắc chắn không có trang nào bị xoay hay cắt.

1. Trước khi lưu, nhìn ngăn Trang bên trái cửa sổ. Ảnh thu nhỏ của trang ngang rộng hơn hẳn trang dọc, lướt từ đầu tới cuối là thấy trang nào khác khổ.
2. Lưu hoặc xuất ra tệp mới như ở mục trên.
3. Đóng tệp, mở lại chính tệp PDF vừa lưu và lướt ngăn Trang lần nữa. Bước này kiểm tệp thật sẽ gửi đi, không phải bản đang sửa trên màn hình.
4. Bấm vào một trang bản vẽ, thu phóng để xem trọn mép phải. Khung tên và chữ ký ở góc bản vẽ là phần dễ bị cắt nhất.
5. Đối chiếu tổng số trang ở thanh trạng thái, dạng Trang 12/40, với mục lục hồ sơ.

Ghép thêm bản vẽ từ tệp khác

Bản vẽ thường do bộ phận kỹ thuật gửi riêng thành một tệp PDF. Muốn đưa vào hồ sơ, mở thẻ Chèn, bấm Chèn trang từ tệp và chọn tệp bản vẽ, các bước chi tiết có trong bài ghép trang PDF từ nhiều tệp. Chèn xong, làm lại bước kiểm ở mục trên cho riêng những trang vừa thêm.

Khi nào vẫn nên giữ tệp gốc từ phần mềm vẽ

Sửa chữ và số trên PDF hợp với những chỉnh nhỏ sát giờ nộp. Bản vẽ cần sửa kích thước, thêm chi tiết thì nên sửa trong tệp gốc của bộ phận kỹ thuật rồi xuất PDF mới, vì nét vẽ trong PDF không còn là đối tượng kỹ thuật để chỉnh. Hồ sơ nhiều người cùng chuẩn bị nên đặt chung một thư mục, cách sắp xếp có trong bài quản lý hồ sơ dự thầu trên MORA Cloud.