Xuất slide sang PDF gửi trước buổi họp để ai cũng mở được

Chiều thứ Năm, phòng kinh doanh gửi bài thuyết trình cho khách để sáng thứ Sáu họp. Khách mở tệp .pptx trên điện thoại khi đang ngồi taxi, chữ nhảy dòng, phông bị thay, biểu đồ lệch khỏi khung. Bản PDF thì giữ nguyên bố cục trên mọi máy, kể cả máy không cài phần mềm trình chiếu. Thói quen tốt là xuất slide sang PDF để gửi đọc trước, còn tệp .pptx chỉ gửi cho người cần sửa.

Xuất slide sang PDF bằng một nút

Trên thẻ Tệp của MORA Slide, nhóm Tệp có nút Xuất và nút nhỏ Xuất trực tiếp thành PDF. Bài thuyết trình gửi nguyên cả bài thì dùng nút nhỏ là nhanh nhất.

1. Bấm Ctrl+S để lưu bài trước, cho bản PDF và bản gốc khớp nhau.
2. Mở thẻ Tệp, bấm Xuất trực tiếp thành PDF.
3. Chọn thư mục, đặt tên tệp dễ tra, ví dụ "Ke-hoach-Q4-Anh-Duong.pdf", rồi bấm Lưu.

Nút Xuất bên cạnh mở hộp xuất với định dạng PDF đã chọn sẵn, dùng khi bạn muốn đổi sang định dạng khác như ảnh.

Chỉ gửi một phần bài và giữ ghi chú riêng

Bài 20 trang có 4 trang phụ lục giá vốn chỉ dùng nội bộ thì đừng gửi cả bài. Mở mũi tên cạnh nút Xuất, chọn Xuất dạng PDF để mở hộp Tuỳ chọn PDF.

1. Ở phần phạm vi, chọn Trang chiếu và gõ khoảng trang cần xuất, ví dụ 1-16.
2. Xem ô Xuất trang ghi chú. Để trống thì phần ghi chú của người trình bày, những dòng nhắc kiểu "nhấn mạnh chiết khấu 5 %", không nằm trong bản PDF.
3. Xem ô Xuất các trang ẩn. Để trống thì trang bạn đã đặt Ẩn trang chiếu cũng không vào bản PDF.
4. Đánh dấu Xem PDF sau khi xuất để tệp mở ra ngay cho bạn soát, rồi bấm Xuất.

Cách để trang dự phòng ở chế độ ẩn rất tiện: trình chiếu thì không lộ, xuất PDF thì không lọt ra ngoài, nhưng khi khách hỏi sâu bạn vẫn còn trang để mở. Cách ẩn trang và gọi trang ẩn ra giữa buổi có trong bài giấu trang dự phòng khi trình chiếu.

Những gì thay đổi khi sang PDF

Bản PDF là các trang tĩnh. Chữ, số, biểu đồ hiện đầy đủ ngay từ đầu, không có hoạt hình xuất hiện lần lượt như khi bạn trình chiếu. Trang nào dựa vào hiệu ứng để kể chuyện, chẳng hạn ba con số hiện lần lượt, thì thêm một dòng chú thích ngắn để người đọc trước hiểu thứ tự.

Tiêu đề dài trong bài trình chiếu tạo mới tự co chữ cho vừa khung, nên không bị tràn lên mép trên khi xuất PDF. Bài cũ làm từ trước thì giữ cách hiển thị cũ, nên soát kỹ những trang có tiêu đề hai dòng; chi tiết ở bài tiêu đề dài tự co chữ.

Soát bản PDF trước khi gửi

Mở tệp vừa xuất bằng MORA PDF và lật hết các trang. Phóng to chỗ có nhiều chữ hoa có dấu như tên công ty, tên dự án để chắc dấu tiếng Việt đúng. Đếm lại số trang so với khoảng bạn đã chọn, và xem trang cuối có còn dòng liên hệ hay không. Cách soát dấu chi tiết hơn có trong bài xuất công văn sang PDF giữ đúng dấu.

Tệp nhỏ thì đính kèm thư gửi khách. Bài có nhiều ảnh, tệp nặng, hoặc cần thu lại quyền xem sau buổi họp thì gửi đường dẫn có mật khẩu và ngày hết hạn. Tổ chức đang dùng MORA Cloud làm việc này như bài gửi hồ sơ cho đối tác bằng liên kết.