Dọn định dạng lộn xộn khi chép chữ từ web, Zalo vào công văn

Chuyên viên hành chính soạn tờ trình xin mua máy in, cần trích một đoạn quy định từ trang web và vài dòng báo giá nhà cung cấp gửi qua Zalo. Dán vào xong, tờ trình có ba kiểu phông, một đoạn nền xám, giãn dòng gấp đôi chỗ khác. MORA Doc có ba cách xoá định dạng khi dán để văn bản về đúng kiểu đã đặt, tuỳ bạn xử lý sau khi đã dán hay ngay lúc dán.

Đoạn trích từ trang web, dọn sau khi dán

Đoạn chép từ trang web mang theo phông, cỡ chữ, màu và nền của trang đó. Nội dung thì đúng, chỉ phần trang trí là thừa, nên việc cần làm là bỏ trang trí mà giữ chữ.

1. Bôi đen đoạn vừa dán.
2. Bấm Ctrl+Space. Phông, cỡ chữ, đậm nghiêng, màu chữ và nền chữ trở về theo kiểu của đoạn văn, ví dụ Times New Roman 13 như phần còn lại của tờ trình.
3. Nếu đoạn đó vẫn thụt lề, giãn dòng khác các đoạn khác, bấm thêm Ctrl+Q để xoá định dạng đoạn.

Hai phím chia việc rõ ràng. Ctrl+Space chỉ đụng tới chữ (phông, cỡ, màu, nền chữ), không đụng thụt lề hay giãn dòng; Ctrl+Q thì ngược lại, chỉ đưa đoạn về thụt lề, giãn dòng, căn lề của kiểu đoạn văn. Vì thế hai phím thường được bấm liền nhau.

Ctrl+Space và Ctrl+Q làm đúng việc như trong Word. Trước đây Ctrl+Q dùng để thoát ứng dụng, nay chỉ xoá định dạng đoạn nên không lo đóng nhầm tài liệu đang soạn. Hai phím này có trên MORA Office cho Windows.

Báo giá chép từ Zalo, dán không định dạng

Hai mươi phút sau, tới lượt mấy dòng báo giá trong Zalo. Với chữ chép từ Zalo, từ thư hay từ một bảng tính, cách gọn hơn là dán không định dạng ngay từ đầu. Bấm Ctrl+Shift+Alt+V thay cho Ctrl+V, chữ vào văn bản theo đúng kiểu ở chỗ con trỏ và không kéo theo gì khác.

Cần chọn cách dán khác, chẳng hạn giữ dạng bảng của báo giá, bấm Ctrl+Shift+V để mở hộp Dán đặc biệt và chọn kiểu dán trong danh sách.

Không nhớ phím thì dùng nút trên ribbon

Ở thẻ Trang chủ, nút Xoá định dạng nằm ngay dưới Sao chép định dạng, cạnh nhóm Phông chữ. Bôi đen đoạn cần dọn rồi bấm nút này là bỏ hết định dạng gán trực tiếp, chữ về theo kiểu đoạn văn đang dùng.

Nút Sao chép định dạng ngay bên trên dùng khi muốn áp kiểu của một đoạn đã đúng sang đoạn khác. Bấm vào đoạn đã đúng kiểu, bấm Sao chép định dạng, rồi quét lên đoạn cần sửa để áp cùng kiểu. Trên Windows, Ctrl+Shift+C bật ngay Sao chép định dạng mà không phải tìm nút.

Đoạn cần sát nhau thì dùng kiểu Không giãn cách

Danh sách thiết bị, địa chỉ nhận hàng hay khối "Nơi nhận" thường bị giãn quá thưa sau khi dán, vì mỗi dòng là một đoạn có khoảng cách trên dưới. Với tài liệu tạo mới trong MORA Doc, chọn các dòng đó rồi chọn kiểu Không giãn cách trong bộ Kiểu ở thẻ Trang chủ, các dòng sẽ đứng sát nhau mà không phải chỉnh tay từng đoạn.

Thói quen cho lần sau

• Chữ từ Zalo, thư, trang web: dán bằng Ctrl+Shift+Alt+V ngay từ đầu.
• Đã lỡ dán bằng Ctrl+V: bôi đen, bấm Ctrl+Space rồi Ctrl+Q.
• Đoạn trích bị gạch đỏ dù không sai chính tả: xem bài kiểm tra chính tả tiếng Việt cho chữ dán từ web.

Đặt phông, cỡ chữ ở kiểu đoạn văn thay vì gán trực tiếp từng đoạn, thì mọi lần xoá định dạng đều đưa chữ về đúng thể thức. Cách đặt lề, phông cho công văn có ở bài soạn công văn đúng thể thức.