Đổi diện mạo cả bản báo cáo bằng một bộ kiểu tài liệu

Bản báo cáo kinh doanh quý III dài 20 trang đã gõ xong, nhưng tiêu đề mỗi chỗ một kiểu. Chỗ tô đậm cỡ 14, chỗ cỡ 13 gạch chân, chỗ chép từ thư sang còn giữ phông lạ. Trong MORA Doc, bạn không phải đi sửa từng dòng. Gán đúng kiểu cho các tiêu đề một lần, sau đó chọn một bộ kiểu tài liệu ở thẻ Thiết kế là cả bản báo cáo đổi theo.

Bộ kiểu đổi những gì trong tài liệu

Thẻ Thiết kế nằm ngay sau thẻ Chèn. Nhóm Định dạng tài liệu chứa thư viện 13 bộ kiểu dựng sẵn, mỗi ô là một hình thu nhỏ cho thấy tựa đề và tiêu đề sẽ trông ra sao. Bấm một ô, phông chữ, màu tiêu đề và khoảng cách giữa các đoạn của cả tài liệu đổi cùng lúc.

Quanh thư viện là các nút tinh chỉnh. Chủ đề mở hộp chọn chủ đề màu cho tài liệu, Phông đổi cặp phông dùng cho tiêu đề và nội dung, Giãn đoạn chọn mức thưa hay sít giữa các đoạn. Nhóm Trang bên cạnh có Trang tiêu đề và Hình mờ, tiện khi cần đóng chữ “BẢN NHÁP” lên báo cáo chưa duyệt.

Điều kiện để bộ kiểu tài liệu có tác dụng

Bộ kiểu chỉ đổi những đoạn đã được gán kiểu. Dòng tiêu đề bạn tự tô đậm, tự tăng cỡ chữ thì với phần mềm vẫn là đoạn văn thường, nên đứng yên khi bạn chọn bộ kiểu mới. Bấm bộ kiểu mà không thấy tiêu đề nào thay đổi thì nhiều khả năng là vì lý do này.

Thư viện Kiểu ở thẻ Trang chủ có sẵn Tiêu đề 1 đến Tiêu đề 4, Tựa đề, Phụ đề, Nhấn mạnh. Tài liệu mới tạo trong MORA Doc đã có Tiêu đề 1–4 màu xanh MORA cùng kiểu “Không giãn cách” và “Nhấn mạnh nhẹ”. Tài liệu cũ mở ra vẫn hiển thị như trước.

Làm lại diện mạo báo cáo trong bốn bước

1. Đặt con trỏ vào dòng tiêu đề mục lớn, chọn Tiêu đề 1 trong thư viện Kiểu. Trên Windows, phím tắt Ctrl+Alt+1 làm việc này nhanh hơn.
2. Làm tương tự cho các mục con với Tiêu đề 2 (Ctrl+Alt+2) và Tiêu đề 3 (Ctrl+Alt+3). Dòng tên báo cáo ở trang đầu dùng Tựa đề.
3. Mở thẻ Thiết kế, bấm lần lượt vài ô trong nhóm Định dạng tài liệu để so, giữ lại ô vừa ý. Chưa hợp thì nhấn Ctrl+Z để quay lại.
4. Tinh chỉnh thêm bằng Phông và Giãn đoạn nếu cần, rồi lưu tệp như bình thường.

Gặp tiêu đề tô đậm tay chép từ thư hay từ trang web, bạn xoá định dạng cũ trước khi gán kiểu. Bôi chọn dòng đó rồi bấm Xoá định dạng, nút nằm ngay dưới Sao chép định dạng ở thẻ Trang chủ.

Gán kiểu đúng thì có luôn mục lục

Khi các tiêu đề đã mang kiểu Tiêu đề 1–3, MORA Doc tạo được mục lục tự động theo các cấp tiêu đề ở thẻ Tham chiếu. Thêm bớt mục xong thì bấm Cập nhật chỉ mục cùng nhóm để số trang khớp lại. Với báo cáo 20 trang gửi ban giám đốc, trang mục lục giúp người đọc đi thẳng tới phần doanh thu theo khu vực mà không phải lật tìm.

Khi nào chưa nên đổi bộ kiểu

Công văn, tờ trình gửi cơ quan nhà nước theo thể thức cố định về phông, cỡ chữ và lề. Với loại văn bản này, bạn giữ đúng thể thức thay vì chọn bộ kiểu trang trí; cách đặt lề và giãn dòng có trong bài soạn công văn đúng thể thức bằng MORA Doc. Bộ kiểu hợp với báo cáo nội bộ, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ năng lực gửi khách.