Trộn thư giấy mời hội nghị khách hàng từ danh sách bảng tính

Hội nghị khách hàng cuối năm mời 150 người, mỗi người một tên, một chức vụ, một đơn vị. Gõ tay 150 tờ giấy mời vừa lâu vừa dễ sai dấu, sai tên công ty. Trộn thư giấy mời làm phần lặp lại đó thay bạn. Bạn soạn một mẫu trong MORA Doc, nối với danh sách khách trong MORA Sheet, rồi in đủ 150 trang.

Cả hai ứng dụng đều có trong bộ MORA Office cài trên máy tính, nên mẫu và danh sách nằm cùng một máy, không phải chép qua lại. Máy chưa cài thì tải ở trang Tải về.

Chuẩn bị danh sách khách trong MORA Sheet

Danh sách gọn thì các bước sau mới suôn. Mở hoặc tạo bảng tính khách mời và sắp lại cho đúng mấy điểm dưới đây.

• Dòng đầu tiên là tiêu đề cột, viết ngắn, ví dụ Danh xưng, Họ tên, Chức vụ, Đơn vị.
• Mỗi khách nằm trên đúng một dòng, không gộp ô, không để dòng trống ở giữa.
• Cột Danh xưng ghi sẵn Ông hoặc Bà để câu mời đọc tự nhiên.
• Lưu tệp dạng .xlsx ở chỗ dễ tìm, ví dụ “Khach-moi-hoi-nghi-2026.xlsx”.

Danh sách đang có sẵn từ Excel thì mở thẳng bằng MORA Sheet, vì phần mềm mở và lưu .xlsx, .csv như thường.

Soạn mẫu giấy mời

Trong MORA Doc, soạn giấy mời như một tờ bình thường với tên hội nghị, thời gian, địa điểm, lời mời. Chỗ sẽ in thông tin khách thì để trống, ví dụ dòng “Trân trọng kính mời ……” và dòng “Chức vụ ……, đơn vị ……”.

Nối mẫu với danh sách bằng Trợ lý trộn thư

1. Mở thẻ Thư tín, trong nhóm Bắt đầu trộn thư bấm Trợ lý trộn thư.
2. Ở bước Chọn tài liệu gốc, giữ lựa chọn Dùng tài liệu hiện tại. Sang bước Chọn loại tài liệu, chọn Thư vì giấy mời sẽ được in.
3. Ở bước Chèn khối địa chỉ, bấm Chọn danh sách địa chỉ..., rồi bấm Thêm... và chọn tệp danh sách khách vừa lưu.
4. Vẫn ở bước đó, bỏ dấu ở ô Tài liệu này sẽ chứa khối địa chỉ, vì giấy mời tự đặt tên khách ở chỗ riêng.
5. Ở bước Tạo lời chào, bỏ dấu ở ô Tài liệu này cần có lời chào, rồi bấm Hoàn tất.

Đặt tên, chức vụ, đơn vị vào đúng chỗ

1. Đặt con trỏ sau chữ “Trân trọng kính mời”.
2. Ở thẻ Thư tín, nhóm Trường, bấm Trường khác.
3. Trong hộp Trường, mở thẻ Cơ sở dữ liệu, chọn loại Trường trộn thư, mở danh sách khách vừa thêm, chọn cột Danh xưng rồi bấm Chèn. Làm tiếp với cột Họ tên.
4. Đặt con trỏ ở dòng dưới và lặp lại cho Chức vụ, Đơn vị.

Xem trước rồi in hoặc lưu

Nhóm Xem trước kết quả có các nút mũi tên để lật từng khách ngay trên mẫu. Lật thử vài người có tên dài, đơn vị dài để chắc chữ không tràn dòng. Khách nào lần này không mời, bấm Loại trừ người nhận khi đang xem tới người đó.

Xong thì sang nhóm Hoàn tất. In tài liệu đã trộn in thẳng cả 150 trang, chọn in tất cả hay chỉ một khoảng từ khách thứ mấy tới khách thứ mấy. Lưu tài liệu đã trộn lưu kết quả thành tệp để in sau hoặc gửi bộ phận lễ tân xem trước.

Chỗ hay vướng

• Đổi tên cột sau khi đã chèn trường thì trường cũ không còn khớp. Đặt tên cột xong xuôi rồi mới trộn.
• Ô trống trong danh sách in ra chỗ trống trên giấy mời, nên điền đủ trước khi in.
• Thêm khách vào danh sách thì lưu tệp, rồi xem trước lại một lượt trước khi in.