Đánh số hình tự động và lập danh mục hình cho báo cáo dài

Báo cáo tổng kết đề tài có 40 hình và 25 bảng. Gõ tay “Hình 1”, “Hình 2” thì tới lúc người hướng dẫn bảo chèn thêm một sơ đồ ở chương 2, cả chục số phía sau phải sửa lại, danh mục hình đầu báo cáo cũng lệch theo. Trong MORA Doc, đánh số hình tự động bằng chú thích ảnh. Số tự nhảy khi chèn thêm hình, còn danh mục hình sinh ra từ chính các chú thích đó.

Chèn chú thích cho hình đầu tiên

1. Bấm chọn hình trong văn bản.
2. Mở thẻ Tham chiếu, bấm Chèn chú thích ảnh ở nhóm Tham chiếu. Hộp Chèn chú thích mở ra.
3. Ở ô Phân loại, chọn Hình.
4. Gõ tên hình vào ô chú thích ở trên cùng, ví dụ “Sơ đồ quy trình tiếp nhận hồ sơ”. Phần “Hình 1” do phần mềm tự thêm.
5. Nhìn khung Xem trước. Muốn “Hình 1. Sơ đồ…” thay cho dấu hai chấm sau số, sửa ô Trước chú thích thành dấu chấm và một khoảng trắng.
6. Ở ô Vị trí, chọn đặt chú thích phía dưới hình rồi bấm OK.

Bảng làm tương tự. Đặt con trỏ trong bảng, bấm Chèn chú thích ảnh, chọn phân loại Bảng và đặt chú thích phía trên bảng, đúng thói quen trình bày báo cáo ở Việt Nam là tên bảng ở trên, tên hình ở dưới.

Đánh số theo chương, kiểu Hình 2.3

Báo cáo khoa học, luận văn hay đánh số hình theo chương, hình thứ ba của chương 2 là Hình 2.3. Trong hộp Chèn chú thích, bấm Tuỳ chọn. Ở phần Số tiêu đề trước số chú thích, đặt Tới cấp là 1 và Dấu phân cách là dấu chấm.

Số chương chỉ hiện khi tên các chương dùng kiểu Tiêu đề 1 và đã được đánh số tự động. Báo cáo còn gõ tay “Chương 2” bằng chữ thường thì gán kiểu tiêu đề trước, theo bài dùng Tiêu đề 1–4 để mục lục tự cập nhật.

Chèn thêm hình ở giữa, số phía sau tự nhảy

Mỗi số trong chú thích là một trường tự đếm, không phải chữ gõ tay. Chèn thêm một hình kèm chú thích vào giữa chương 2, hình mới nhận số đúng theo vị trí và các hình phía sau tự tăng một. Xoá một hình cùng chú thích của nó thì các số phía sau tự lùi lại.

Từ hình thứ hai trở đi, việc lặp lại chỉ còn chọn hình, bấm Chèn chú thích ảnh, kiểm phân loại, gõ tên và bấm OK. Với 40 hình, nên chèn chú thích ngay khi đặt hình vào bài thay vì để dồn tới cuối. Ảnh cứ nhảy sang trang khác mỗi lần sửa chữ thì xem cách chọn kiểu neo trong bài chèn ảnh vào văn bản mà ảnh không nhảy trang.

Lập danh mục hình trong một lần

1. Đặt con trỏ ở trang dành cho danh mục, thường ngay sau mục lục.
2. Ở thẻ Tham chiếu, bấm Chèn danh mục hình. Hộp Mục lục, chỉ mục hoặc thư mục tham khảo mở ra.
3. Ở ô Loại, chọn Danh mục hình. Sửa ô Tiêu đề thành “DANH MỤC HÌNH” nếu báo cáo cần chữ in hoa.
4. Ở phần tạo danh mục, chọn Chú thích và đặt Phân loại là Hình.
5. Bấm OK. Mỗi dòng của danh mục gồm số hình, tên hình và số trang.

Làm lại các bước trên, chọn Danh mục bảng với phân loại Bảng, là có thêm danh mục bảng riêng ngay bên dưới.

Cập nhật danh mục trước khi in và xuất PDF

Danh mục hình không đổi theo từng thao tác sửa. Trước khi in hay xuất PDF để nộp, mở thẻ Tham chiếu, bấm Cập nhật chỉ mục ở nhóm Chỉ mục. Nút này cập nhật một lượt mục lục, danh mục hình và danh mục bảng, mọi dòng khớp lại tên và số trang mới.

Xuất PDF giữ phông và dấu tiếng Việt, nên bản nộp điện tử trông như bản in. Các bước xuất có trong bài xuất công văn sang PDF giữ đúng dấu tiếng Việt.