Vẽ sơ đồ quy trình trên bảng trắng họp trực tuyến MORA Meet

Cuộc họp chiều thứ Tư bàn chuyện rút ngắn quy trình duyệt chi: hiện một đề nghị thanh toán đi qua trưởng phòng, kế toán, giám đốc và mất bốn ngày. Nói bằng lời thì mỗi người hình dung một kiểu, tranh luận mãi chưa ra bước nào chậm. Mở bảng trắng họp trực tuyến, vẽ ba khung và hai mũi tên trong năm phút là cả phòng cùng nhìn một hình.

Mở bảng trắng cho cả phòng

Bấm Bảng trắng trên thanh nút của MORA Meet, một bảng kẻ ô hiện ra trên màn hình mọi người, kèm thanh bút. Đang chia sẻ màn hình thì MORA Meet nhắc dừng chia sẻ trước rồi mới mở bảng. Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập tài khoản MORA vào họp đều có quyền chủ trì, nên ai trong số họ cũng mở bảng và vẽ được.

Người vào họp muộn vẫn thấy đủ những gì đã vẽ, không phải vẽ lại từ đầu cho họ.

Vẽ khung trước, chữ sau, mũi tên cuối cùng

Thứ tự này giữ sơ đồ thẳng hàng. Vẽ chữ trước rồi khoanh khung quanh chữ thì khung nào cũng méo một kiểu.

1. Chọn hình chữ nhật trong nhóm hình, kéo ba khung cùng cỡ thành một hàng ngang, từ trái sang phải theo thứ tự các bước.
2. Chọn công cụ Chữ, bấm vào giữa từng khung, gõ tên bước như “Trưởng phòng duyệt”, bấm A+ nếu chữ nhỏ, rồi bấm Xong.
3. Mở nhóm bút và đường, chọn Mũi tên, kéo từ cạnh phải khung trước sang cạnh trái khung sau.
4. Đổi màu sang đỏ, khoanh bước đang chậm và ghi một dòng ngắn bên dưới, ví dụ “Rút còn 2 ngày làm việc”.

Khung vẽ lệch thì chọn Di chuyển hình đã vẽ để kéo về chỗ; vẽ sai thì bấm Hoàn tác. Trong khung chỉ ghi tên bước, phần giải thích viết bên dưới sơ đồ, để hình vẫn đọc được khi lưu thành ảnh nhỏ.

Đánh dấu chỗ đã chốt, chỗ còn bàn

Bàn tới đâu, đánh dấu tới đó. Mở Con dấu, đóng dấu tích Đúng rồi lên bước đã thống nhất và dấu Chỗ này hỏi lại lên bước còn chờ ý kiến kế toán. Cần cả phòng nhìn vào một chỗ khi đang nói, bật Đèn rọi thay cho việc khoanh thêm một vòng nữa.

Một mẹo nhỏ là chia màu theo vai: xanh cho bước của phòng đề nghị, cam cho kế toán, đỏ cho chỗ đang tắc. Nhìn lại ảnh sau buổi họp, người không dự cũng hiểu ai làm gì.

Cho người khác cùng vẽ

Đồng nghiệp trong công ty có quyền chủ trì nên tự vẽ được. Khách ngoài tổ chức, như đối tác cung cấp phần mềm duyệt chi, thì cần bạn cho phép: bấm Cho phép vẽ trên ô camera của người đó, xong việc bấm Thu quyền vẽ. Khi nhiều người cùng vẽ, mở Thêm trên thanh bút và bật Tên người vẽ để biết nét nào của ai. Các cách trao, thu quyền vẽ khác có ở bài vẽ lên màn hình khi họp.

Lưu sơ đồ vào biên bản trước khi đóng bảng

Mở Thêm trên thanh bút, bấm Lưu ảnh màn đang chiếu. MORA Meet lưu về máy một tệp ảnh gồm bảng trắng và mọi nét vẽ. Chèn ảnh này vào biên bản họp hoặc gửi vào nhóm chat của phòng, để quy trình mới có hình đi kèm thay vì chỉ một đoạn mô tả.

Lưu ảnh xong mới bấm Đóng bảng. Cuộc họp đang ghi hình thì nét vẽ cũng nằm trong bản ghi, cách gửi bản ghi cho người vắng có ở bài ghi hình cuộc họp.