Xếp loại thi đua cuối năm bằng hàm IF lồng nhau

Tuần cuối tháng 12, phòng nhân sự nhận đủ phiếu chấm điểm thi đua của 62 người. Cột Tổng điểm đã có, việc còn lại là xếp loại theo quy chế: từ 90 điểm là Xuất sắc, từ 80 là Tốt, từ 65 là Hoàn thành, thấp hơn nữa là Chưa hoàn thành. Gõ tay 62 dòng thì dễ sót, mà hội đồng thi đua họp lại chỉnh điểm một người là phải dò lại cả cột. Dùng hàm IF xếp loại trong MORA Sheet, điểm đổi thì loại tự đổi theo.

Đặt ngưỡng ra ô riêng trước khi viết công thức

Đừng gõ thẳng 90, 80, 65 vào công thức. Lập một bảng nhỏ bên phải bảng điểm, chẳng hạn ba ô L4, L5, L6 chứa 90, 80 và 65, cột bên cạnh ghi tên mức. Năm sau quy chế đổi ngưỡng, bạn sửa ba ô này thay vì sửa công thức của cả cột.

Ngưỡng phải là số, không phải chữ. Khi chưa căn lề bằng tay, ô chứa số nằm sát lề phải; ô nào nằm sát lề trái là đang chứa chữ, công thức so sánh với ô đó sẽ cho kết quả sai mà không báo lỗi.

Viết hàm IF xếp loại lồng ba tầng

Giả sử Tổng điểm ở cột F, dòng nhân viên đầu tiên là dòng 5, cột Xếp loại là G. Công thức cho ô G5 như sau.

=IF(F5>=$L$4;"Xuất sắc";IF(F5>=$L$5;"Tốt";IF(F5>=$L$6;"Hoàn thành";"Chưa hoàn thành")))

Đọc từ trái sang phải: đủ ngưỡng thứ nhất thì Xuất sắc, không thì xét tiếp ngưỡng 80, rồi 65; không đạt mức nào thì Chưa hoàn thành. Thứ tự xét phải đi từ cao xuống thấp. Đặt điều kiện 65 lên trước thì người được 95 điểm cũng dừng ở Hoàn thành. Dấu $ giữ nguyên ô ngưỡng khi điền công thức xuống các dòng dưới.

1. Chọn cả cột Xếp loại của các dòng có tên nhân viên, ô đang hoạt động là ô ở dòng đầu.
2. Gõ =IF( và nhìn gợi ý hàm hiện ngay dưới ô, có đủ cú pháp từng tham số. Gõ tiếp phần còn lại của công thức, các tham số ngăn bằng dấu chấm phẩy, chữ đặt trong ngoặc kép.
3. Nhấn Ctrl+Enter thay cho Enter. Công thức được điền vào mọi ô đang chọn, mỗi dòng tự trỏ đúng ô điểm của dòng đó.
4. Bấm vài ô bất kỳ trong cột để kiểm thanh công thức: F5 ở dòng 5 phải thành F20 ở dòng 20, còn $L$4 giữ nguyên.

Ba chỗ hay sai khi kiểm lại bảng

Bảng xếp loại thường được ký trình nên đáng bỏ ra năm phút soát lại. Lỗi hay gặp nhất không nằm ở hàm IF mà ở dữ liệu đưa vào nó.

• Ô điểm hiện 90 nhưng giá trị thật là 89,6 do cột được định dạng không có số lẻ. Hàm xét giá trị thật nên người này chỉ được Tốt. Muốn làm tròn trước khi xét, thay F5 bằng ROUND(F5;0), và phải đúng với quy chế của đơn vị.
• Nhân viên chưa có điểm, ô F trống được coi là 0 và bị xếp Chưa hoàn thành. Bọc thêm một lớp để ô trống thì để trống, như =IF(F5="";"";IF(…)).
• Gõ điểm lẻ bằng dấu chấm. Giao diện tiếng Việt dùng dấu phẩy thập phân, nên 89.5 bị hiểu là chữ chứ không phải số.

Hàm IFS gọn hơn khi có nhiều mức

MORA Sheet có hàm IFS, viết các cặp điều kiện và kết quả liền nhau, không phải đếm ngoặc đóng ở cuối. Với bốn mức như trên, công thức là =IFS(F5>=$L$4;"Xuất sắc";F5>=$L$5;"Tốt";F5>=$L$6;"Hoàn thành";F5<$L$6;"Chưa hoàn thành").

Một lưu ý khi gửi tệp ra ngoài: Excel đời cũ trước bản 2019 không có hàm IFS, ô sẽ báo lỗi tên hàm. Tệp gửi lên cấp trên hay đơn vị bạn chưa rõ họ dùng phần mềm nào thì dùng IF lồng nhau cho chắc.

Xem phân bố điểm của cả công ty

Xếp loại xong, giám đốc thường hỏi điểm trung bình bao nhiêu, thấp nhất là bao nhiêu. Thẻ Công thức có nhóm Thống kê, bấm Thống kê mô tả. Trong hộp hiện ra, chọn cột Tổng điểm cho ô Vùng nhập. Ở ô Kết quả tới, trỏ tới một ô trống bên cạnh bảng. Để Nhóm theo là Cột rồi bấm OK. MORA Sheet lập sẵn một bảng có Trung bình, Trung vị, Độ lệch chuẩn, Nhỏ nhất, Lớn nhất, Đếm và vài chỉ số khác.

Đếm số người từng loại thì dùng COUNTIF, ví dụ =COUNTIF($G$5:$G$66;"Xuất sắc"). Đặt bốn công thức này cạnh bảng ngưỡng là có ngay số liệu cho biên bản họp hội đồng thi đua. Bảng điểm học sinh tính trung bình theo hệ số rồi xếp loại cũng làm theo lối này, xem bài bảng điểm tự tính trung bình, xếp loại.