Vì sao MORA Office hỏi trước khi lưu tài liệu có macro

Phòng kế toán có một bảng kê chi phí dùng đã vài năm, kèm macro Basic tự đánh số phiếu và chép dòng sang sổ tổng hợp. Một nhân viên mới mở tệp, sửa vài dòng rồi lưu thành .xlsx để gửi văn phòng tổng. Trước đây việc này diễn ra êm ru, đến lần mở sau mới biết macro bị mất khi lưu. MORA Office nay dừng lại hỏi trước khi ghi tệp.

Hộp cảnh báo nói gì

Khi bạn lưu một tài liệu có macro Basic sang định dạng của Microsoft như .xlsx, .xlsm, .docx, hộp cảnh báo hiện lên với nội dung sau.

Tài liệu này có macro Basic (không phải VBA của Excel). Định dạng … không lưu được macro Basic: sau khi đóng tài liệu, macro sẽ mất. Để giữ macro, hãy lưu ở định dạng ODF (.ods, .odt, .odp). Vẫn lưu ở định dạng …?

Hộp có hai nút OK và Huỷ (trên máy Mac, nút này ghi Thôi). Huỷ là nút chọn sẵn, nên lỡ nhấn Enter thì tệp không bị ghi, bạn có thời gian nghĩ lại. Bấm OK là lưu tiếp; macro vẫn chạy được tới khi bạn đóng tài liệu, mở lại thì không còn. Với mỗi tài liệu đang mở, hộp chỉ hỏi một lần, các lần lưu sau không hỏi nữa.

Macro Basic và macro VBA khác nhau ở đâu

Macro Basic là macro viết ngay trong MORA Office, mở bằng nút Sửa macro ở nhóm Macro của thẻ Công cụ. Loại macro này chỉ lưu được trong định dạng ODF: .ods cho bảng tính, .odt cho văn bản, .odp cho trình chiếu.

Macro VBA là macro viết trong Excel, nằm trong tệp .xlsm. Mở một tệp .xlsm có VBA bằng MORA Sheet rồi lưu lại đúng dạng .xlsm thì phần VBA được ghi lại, hộp cảnh báo không hiện. Ngược lại, chọn kiểu Excel 2010–365 (hỗ trợ macro) cho một tệp có macro Basic cũng không cứu được macro, vì định dạng này chỉ chứa VBA.

Vì sao bạn gặp hộp này nhiều hơn trước

Tài liệu mới trong MORA Office mặc định lưu dạng .docx, .xlsx, .pptx mà không hỏi lại định dạng, để gửi cho người dùng Word, Excel không phải chuyển đổi gì. Hệ quả là ai viết macro cho một bảng tính mới rồi nhấn Ctrl+S sẽ lưu thẳng ra .xlsx. Hộp cảnh báo xuất hiện đúng lúc đó, trước khi tệp được ghi và macro vừa viết mất theo.

Giữ cả bản có macro lẫn bản gửi người khác

Cách gọn là giữ một tệp ODF làm bản gốc có macro, còn tệp .xlsx chỉ là bản sao để gửi đi.

1. Ở hộp cảnh báo, bấm Huỷ.
2. Nhấn Ctrl+Shift+S để mở hộp Lưu thành (trên Windows, F12 cũng được), chọn kiểu Bảng tính ODF, đặt tên như “Bang-ke-chi-phi-goc.ods” và lưu. Đây là bản bạn mở ra làm việc hằng ngày.
3. Khi cần gửi đi, mở hộp Lưu thành lần nữa, chọn kiểu Bảng tính Excel 2010–365, đặt tên khác, bấm OK ở hộp cảnh báo.
4. Đóng tài liệu. Lần sau mở lại tệp .ods để có đủ macro; tệp .xlsx chỉ để gửi.

Tệp .ods nằm trên đĩa không bị đụng tới khi bạn lưu bản .xlsx với tên khác, nên macro trong đó vẫn còn nguyên. Với văn bản và bài trình chiếu, làm tương tự với .odt và .odp.

Những lúc hộp không hiện

Tài liệu không có macro thì không có gì để hỏi. Mô-đun macro trống, chỉ có dòng Sub Main mặc định, không tính là macro. Xuất ra PDF hay lưu bản sao cũng không làm đổi tài liệu đang mở, nên không hỏi, dù bản sao dạng .xlsx vẫn không mang theo macro. Lưu ở định dạng ODF thì macro được giữ, cũng không hỏi.