Chuyển từ Microsoft Office sang MORA Office cần học lại gì

Đổi phần mềm văn phòng, điều người ta lo nhất thường không phải giá mà là phải học lại: nút nằm đâu, phím tắt còn dùng được không, tệp gửi khách có bị vỡ không. Người chuyển từ Microsoft Office sang MORA Office giữ được phần lớn thói quen cũ. Chỗ giống nhiều, chỗ khác ít, và nắm cả hai từ đầu thì tuần đầu không bị bỡ ngỡ.

Tệp Word, Excel, PowerPoint vẫn là tệp quen

MORA Office mở và lưu thẳng .docx, .xlsx, .pptx. Tài liệu mới lưu ra đúng ba định dạng này mà không hỏi lại, nên đồng nghiệp và khách dùng Word, Excel nhận tệp như mọi khi. Danh sách đầy đủ có ở bài MORA Office mở được những định dạng tệp nào.

Biểu đồ mới dùng bảng màu như Office (xanh lam, cam, xám, vàng) và vùng vẽ để trắng, nên biểu đồ chép sang hay mở bằng Word, Excel, PowerPoint trông như nhau. Biểu đồ đã có trong tài liệu cũ giữ nguyên màu.

Những thói quen giữ nguyên

• Ribbon dạng thẻ với nhãn tiếng Việt. MORA Doc có Tệp, Trang chủ, Chèn, Thiết kế, Bố cục, Tham chiếu, Thư tín, Xem xét, Xem, gần đúng thứ tự thẻ của Word.
• Bấm vào bảng, ảnh, hình vẽ thì thẻ ngữ cảnh hiện bên cạnh, ribbon vẫn ở thẻ bạn đang dùng như Word và PowerPoint.
• Phím tắt trên Windows: F12 Lưu thành, Shift+F12 Lưu, Ctrl+F12 Mở; trong MORA Doc thêm Ctrl+1/2/5 giãn dòng, Ctrl+Alt+1/2/3 áp Tiêu đề 1–3. Ctrl+F1 thu gọn ribbon.
• Trong bảng tính: Alt+Enter xuống dòng trong ô, Ctrl+Enter điền mọi ô đang chọn, Ctrl+T định dạng thành bảng, gõ =vl là danh sách gợi ý hiện VLOOKUP.
• Tên tác giả lấy sẵn từ tên người dùng Microsoft Office hoặc tài khoản Windows, nên bình luận và theo dõi thay đổi ghi đúng người soạn ngay từ lần đầu.

Vài chỗ khác nên biết trước

• Thẻ Tệp là một thẻ ribbon như Trang chủ, Chèn, không mở màn hình toàn trang như Office. Mở, lưu, xuất PDF, in đều nằm ngay trên thẻ này.
• Hộp Tuỳ chọn (đổi tên người dùng, ngôn ngữ kiểm tra chính tả) nằm ở thẻ Công cụ, hoặc trong nút Thêm của thẻ Tệp.
• Trên Windows, không nhớ lệnh nằm ở thẻ nào thì bấm Alt+Q và gõ tên lệnh, gõ không dấu vẫn ra.
• Công thức trong MORA Sheet ngăn các đối số bằng dấu chấm phẩy vì dấu phẩy là dấu thập phân, ví dụ =IF(G4>=100%;"Đạt";"Chưa đạt").
• Một số hàm mới của Excel 365 chưa có, chẳng hạn GROUPBY. Tệp Excel dùng các hàm này mở ra vẫn giữ kết quả Excel đã lưu thay vì báo lỗi #NAME?.

Bộ phím tắt kiểu Office và việc tự điền tên tác giả hiện chỉ có trên bản Windows. Trên máy Mac, MORA Office giữ phím tắt quen thuộc của macOS. Cách tìm lệnh bằng Alt+Q có ở bài gõ Alt+Q để tìm lệnh.

Khi nào nên thử kỹ trước khi chuyển cả phòng

Văn bản, bảng tính, bài trình chiếu thông thường chuyển sang không cần chuẩn bị gì. Nên thử kỹ trên một bản sao khi tệp là biểu mẫu dùng hằng tháng có nhiều công thức lồng nhau, mẫu in có canh lề sát, hoặc bảng tính dựa vào hàm Excel 365 mới. Mở thử, in thử một lần, so với bản đang dùng, rồi mới đưa cho cả phòng.

Tuần đầu nên làm gì

1. Cài MORA Office trên một hai máy trước, bộ cài có ở trang Tải về.
2. Mở năm đến mười tệp hay dùng nhất (mẫu công văn, bảng lương, phiếu thu chi, báo cáo tháng), lưu lại rồi gửi cho người đang dùng Office mở thử.
3. In thử bảng lương, phiếu chi trên máy in của văn phòng.
4. Kiểm tên người dùng ở Công cụ › Tuỳ chọn, mục Dữ liệu người dùng, sửa nếu tên lấy sẵn chưa đúng.
5. Khi đã yên tâm, chọn gói theo số máy ở trang Bảng giá và cài cho các máy còn lại.