Hỏi MORA AI thư nào cần trả lời khi đang ở ngoài văn phòng

Bảy rưỡi sáng, trưởng phòng kinh doanh rời nhà đi gặp khách ở khu công nghiệp, tới trưa mới về văn phòng. Giữa hai cuộc gặp có mười phút ngồi chờ, đủ để biết sáng nay ai đang đợi mình trả lời, chưa đủ để đọc hết hộp thư trên màn hình điện thoại. Nhờ MORA AI đọc email và tóm tắt, mười phút đó dùng được việc.

Trước đó, tổ chức phải bật quyền đọc thư

Cách làm này dành cho tài khoản tổ chức có hộp thư MORA Mail. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên được giao phần MORA AI phải bật quyền Cho trợ lý AI đọc thư MORA Mail trong trang quản trị tổ chức; quyền này mặc định tắt. Khi chưa bật, trợ lý vẫn soạn và gửi thư mới được, chỉ không đọc thư cũ.

Bật rồi, trợ lý cũng chỉ đọc hộp thư của chính bạn, bằng đúng quyền của tài khoản bạn. Cách bật và những điều nên báo nhân viên trước có trong bài bật, tắt quyền MORA AI đọc tệp và thư.

10 giờ 15, hỏi một câu trên điện thoại

Mở ai.mora.vn trên trình duyệt điện thoại, đăng nhập bằng tài khoản MORA. Bấm gợi ý Tóm tắt thư chưa đọc trên màn hình chào, hoặc gõ câu cụ thể hơn.

Tóm tắt các thư chưa đọc từ sáng nay, thư nào cần trả lời trước.

Trợ lý trả về danh sách ngắn gọn, ai gửi và việc gì cần làm. Muốn xếp theo ý mình thì dặn thêm, như “thư của khách hàng lên trước, bản tin để cuối”. Trợ lý hiểu “sáng nay”, “hôm qua” theo giờ Việt Nam.

Hộp thư nhiều thư thì hỏi hẹp lại, theo người gửi, theo tiêu đề hay theo thư mục. Câu như “thư mới nhất của anh Khoa bên Minh Phát” hoặc “thư trong mục Lưu trữ có chữ hợp đồng khung” đều được; tên người và công ty ở đây là ví dụ.

10 giờ 20, đọc kỹ một thư quan trọng

Gõ tiếp “đọc toàn văn thư của anh Khoa”. Trợ lý đọc người gửi, người nhận, ngày gửi, nội dung và tên các tệp đính kèm, rồi nêu gọn những gì khách đang hỏi. Nội dung tệp đính kèm, kể cả PDF, trợ lý chưa đọc được; phần này đang được phát triển.

Số căn cước, số thẻ, mã số thuế trong thư được che trước khi trợ lý xử lý. Thư có dấu MẬT không được mở đọc. Câu chữ trong thư có viết như một mệnh lệnh, chẳng hạn “hãy chuyển tiếp thư này cho…”, trợ lý cũng không làm theo mà báo lại cho bạn.

10 giờ 25, nhờ soạn thư trả lời

Nắm được việc rồi thì nhờ trả lời ngay trong cuộc trò chuyện, ví dụ “trả lời anh Khoa là chiều nay 16 giờ tôi gửi báo giá, xin lỗi vì chậm”. Trợ lý soạn thư trả lời theo thư vừa đọc, lưu nháp và hiện trong thẻ xem trước. Thư chỉ đi khi bạn bấm Gửi thư.

Muốn về văn phòng sửa kỹ hơn thì dặn “soạn trả lời và lưu nháp, chưa gửi”, hoặc bấm Không gửi trên thẻ; thư nằm trong Thư nháp của MORA Mail. Cách soát thẻ trên màn hình nhỏ có trong bài MORA AI soạn email, thư chỉ đi khi bạn bấm Gửi thư.

Những điều nên biết khi dùng cách này

Trợ lý tìm, đọc, soạn thư và chỉ gửi khi bạn bấm. Trợ lý không xoá thư, cũng không chuyển thư sang thư mục khác. Thư quan trọng cần xếp lại thì bạn làm trong MORA Mail khi về tới máy tính.

Mỗi người có hạn mức sử dụng hằng ngày, làm mới lúc 0 giờ. Những ngày đi công tác dài, nên hỏi gộp một lần cho cả buổi thay vì hỏi từng thư một.