Định dạng số âm trong ngoặc và vài lối tắt định dạng mới

Báo cáo kết quả kinh doanh gửi ngân hàng thường ghi số âm trong ngoặc, (125.000.000) thay cho -125.000.000, đúng lối trình bày của kế toán. Trong MORA Sheet, định dạng số âm trong ngoặc chỉ cần một mã định dạng ngắn, và hộp thoại để gõ mã nay mở được ngay từ ribbon. Cùng đợt cập nhật còn có lối tắt cho viền ô và nút đổi chữ hoa, chữ thường.

Mở Định dạng số khác từ ribbon

Ở thẻ Trang chủ, nhóm Số có ô chọn định dạng số, thường đang ghi Chung. Mở ô này, mục cuối danh sách là Định dạng số khác.... Bấm vào là hộp Định dạng ô mở sẵn ở thẻ Số, giống cách Excel làm. Bấm chuột phải vào ô rồi chọn Định dạng ô... cũng mở hộp này. Ctrl+1 và các phím tắt định dạng khác như Ctrl+Shift+5 cho phần trăm có trong bài phím tắt MORA Sheet để định dạng nhanh.

Định dạng số âm trong ngoặc

1. Chọn cột số tiền, ví dụ D5:D40 của bảng kết quả kinh doanh.
2. Mở Định dạng số khác..., ở Phân loại chọn Số.
3. Xoá nội dung ô Mã định dạng ở phía dưới, gõ #.##0;(#.##0).
4. Xem khung xem trước rồi bấm OK.

Phần trước dấu chấm phẩy là cách hiện số dương, phần sau là cách hiện số âm. Giao diện tiếng Việt dùng dấu chấm ngăn hàng nghìn, nên mã viết #.##0 chứ không phải #,##0 như nhiều hướng dẫn tiếng Anh. Cần hai chữ số lẻ thì gõ #.##0,00;(#.##0,00).

Mã định dạng chỉ đổi cách hiện. Giá trị trong ô vẫn là số âm, nên =SUM(D5:D40) cộng đúng như cũ. Tệp lưu .xlsx mang theo mã này, đối tác mở bằng Excel vẫn thấy số âm trong ngoặc. Lỡ tay định dạng sai một vùng, chọn vùng đó và nhấn Ctrl+Shift+~ trên Windows để đưa về định dạng Chung.

Viền khác cho bảng in nộp

Nút Đường viền trong nhóm Phông chữ mở bảng các kiểu viền nhanh. Bên dưới bảng nay có nút Viền khác..., mở thẳng thẻ Đường viền của hộp Định dạng ô để chọn kiểu nét, màu và độ dày. Kẻ nét đôi dưới dòng Tổng cộng như mẫu báo cáo tài chính thì làm ở đây cho tiện.

Đổi hoa thường tên khách bằng chuột phải

Danh sách khách xuất từ phần mềm bán hàng hay lẫn lộn kiểu NGUYỄN VĂN AN với nguyễn văn an. Chọn cả cột tên, bấm chuột phải, chọn Đổi hoa/thường rồi chọn Viết Hoa Mọi Từ, cột tên thành Nguyễn Văn An đồng loạt.

Menu này còn có CHỮ IN HOA cho mã hàng, Chữ thường cho địa chỉ thư và Viết hoa đầu câu cho cột diễn giải. Đổi xong mà chưa ưng thì nhấn Ctrl+Z để trả lại như cũ.

Một chỗ cần soát lại là tên công ty có chữ viết tắt. Viết Hoa Mọi Từ chỉ giữ hoa chữ cái đầu mỗi từ, nên CÔNG TY TNHH MINH PHÁT thành Công Ty Tnhh Minh Phát. Lọc riêng các ô có chữ “Tnhh”, “Mtv” để sửa tay sau khi đổi.

Ba kiểu ô Tốt, Trung tính, Xấu

Cũng trong menu chuột phải, mục Kiểu liệt kê các kiểu ô có sẵn. Ba kiểu Tốt, Trung tính, Xấu nay mang tên như Excel, tô nền xanh lá, vàng, đỏ nhạt cho ô đạt, cần theo dõi và chưa đạt. Muốn màu tự đổi theo số, dùng ba kiểu này trong định dạng có điều kiện như bài tô màu chỉ tiêu đạt và chưa đạt.